Wat is Power BI en hoe maak ik dashboards?
10 juni, 2021
Masoed Shakori – Power BI trainer bij School of Data Science
“Zet met Power BI in een handomdraai abstracte data om tot prachtige interactieve grafieken. Aan de hand van deze visualisaties kunnen er makkelijker inzichten gehaald worden uit data. Power BI stelt je dus in staat om data gedreven te werken.”
Inhoudsopgave
Waarom Power BI?
Herken jij jezelf in één van de volgende uitspraken?
- Ik werk al veel met Excel, maar ik zoek de volgende stap om dashboards te maken.
- Mijn organisatie heeft veel data, maar heb ik heb geen manier om alles inzichtelijk te maken.
- Ik wil data gedreven werken en inzichten creëren die gebruikt kunnen worden voor besluitvorming.
Microsoft Power BI is de marktleider van de business intelligence tools. Met dit programma maak je in een handomdraai interactieve visualisaties en dashboards. In deze blog leg ik je alles uit over Power BI en hoe je er zelf mee van start kan gaan! Liever een compleet overzicht of vind je het lastig volgen zonder begeleiding? Bekijk dan onze cursus door op de gele knop hieronder te klikken. Veel blije cursisten zijn je voor gegaan, lees ook wat zij er van vonden:
Wat is Power BI?
Power BI is een door Microsoft ontwikkelde dienst voor business intelligence (oftewel: BI). Het stelt je in staat data uit verschillende bronnen te combineren zodat je er analyses op uit kunt voeren. Het belangrijkste onderdeel van de dienst is het programma Power BI Desktop. In dit programma kan je gemakkelijk data importeren, visualiseren en je rapport publiceren naar de online omgeving. De online dienst maakt de rapporten en dashboards beschikbaar voor iedereen binnen je organisatie.
Wat kan ik met Power BI?
Met Power BI koppel je data uit allerlei bronnen aan elkaar en creëer je relaties in je data model. Hierdoor kan je heel snel interactieve visualisaties maken in de vorm van tabellen en grafieken. Combineer de visualisaties vervolgens tot een rapport of dashboard. Deze kan je vervolgens eenvoudig delen met anderen, bijvoorbeeld je collega’s of een manager. Zo kan je in een handomdraai abstracte data omzetten tot prachtige grafieken die interactief zijn door middel van knoppen, schuifjes en filters. Deze visuele analyse van data zorgt ervoor dat gemakkelijk inzichten gehaald kunnen worden uit data. De inzichten uit data kunnen weer gebruikt worden voor je besluitvorming. Power BI stelt je dus in staat om data gedreven te werken.
Hieronder is een mooi voorbeeld te zien van een interactief rapport.
Is Power BI beter dan Excel?
Dit zijn twee verschillende applicaties die veel met elkaar vergeleken worden. Ze worden nou eenmaal allebei gebruikt voor het verwerken en visualiseren van data. Maar waar zit nou het verschil?
Flexibiliteit
Excel is heel handig en is zeker niet af te schrijven door Power BI. Excel is in vergelijking veel flexibeler. Zo kan je makkelijk data intypen, cellen verwijderen en aanpassen. Power BI is geoptimaliseerd voor big data en de systematische werkwijze die daarvoor vereist is. Zo kan je bijvoorbeeld niet een bewerking doen op een enkele cel. Verder worden ook al je bewerkingen opgeslagen zodat altijd terug is te vinden wat je hebt gedaan. De data wordt dus nooit echt weggegooid.
Onder de motorkap
Verder is Power BI onder de motorkap duidelijk geoptimaliseerd voor big data. Wanneer je een excel dataset inlaad zal je zien dat de bestandsgrootte direct al een stuk kleiner is, tot wel de helft! Verder worden berekeningen dynamisch uitgevoerd zodat je niet nog meer opslagruimte gebruikt. Dit kan veel opslagkosten besparen.
Hoe kan ik Power BI installeren?
Download Power BI gratis
Power BI Desktop is gratis te downloaden via de Microsoft Store, of klik hier. Het is alleen beschikbaar voor Windows PC’s en laptops. Heb je een Mac? Dan moet je eerst Windows virtueel draaien. Dat kan bijvoorbeeld met Parallels. Let wel op dat het zwaar kan zijn om op een Mac tegelijkertijd Windows en Power BI te draaien. Hierdoor kan het programma traag werken of vastlopen als je Mac niet snel genoeg is.
Power BI Service
Om je rapport te publiceren naar je online omgeving kan je gratis een account aanmaken. In je online workspace kan je het rapport omzetten tot een dashboard. Let op dat je een werk email adres nodig hebt. Je kan bijvoorbeeld geen account aanmaken met een @gmail.com domein. Dit is om veiligheidsredenen, zodat je data veilig binnen je organisatie blijft.
Hoeveel kost het?
Power BI Desktop is gratis te downloaden en een account is ook gratis. Zo kan je gelijk van start gaan met het programma en de online omgeving. Ik raad aan om met een gratis account te beginnen omdat je hier al best ver mee kan komen. Afhankelijk van je organisatie en behoeftes kan je vaak al uit de voeten zonder kosten. Wanneer je rapporten en dashboards gemakkelijk wil kunnen delen met anderen heb je een Pro account nodig. Dit kost €8,40 per gebruiker/maand. Daarnaast heb je ook het Premium abonnement voor €16,90 die meer mogelijkheden en dataopslag biedt. Hier zijn de actuele prijzen en verschillen te vinden.
Power BI voor beginners
Vanaf dit hoofdstuk leg ik de simpelste manier uit om zelf van start te gaan! Wil je liever een compleet overzicht in één dag? In onze cursus voor beginners ga je aan de slag met voorbeelden en praktische opdrachten. Zo leer je spelenderwijs de werkwijze van Power BI kennen.
Ik raad ook aan om de taalinstellingen te wijzigen naar het Engels. Dit is omdat je als beginner gegarandeerd een keer zal gaan Googelen als je vastloopt of op zoek zal gaan naar een functie. In het Engels is veel meer informatie beschikbaar.
Data importeren
Open de Power BI Desktop app en zorg dat je bovenin op het tabje Home staat. Je zou dan de knop Get data moeten zien. Wanneer je op de knop klikt verschijnt er een venster. Hier zie je alle bronnen waar je mee kan verbinden.
Scroll maar eens naar beneden. Je zal zien dat er heel veel manieren zijn om data te importeren. Enkele voorbeelden zijn tekst bestanden zoals CSV, de bekende Excel bestanden, maar ook direct uit allerlei databases. Verder zie je zelfs Salesforce, Google Analytics, LinkedIn, Azure Data Lake, Amazon en nog veel meer staan!
Klik op connect en laad je data in. Wanneer je data schoon is kan je op de Load knop drukken. Als de data nog niet opgeschoond is, kan je klikken op Transform Data. Dit brengt je naar de Power Query Editor, waar je bewerkingen kan doen op je data. Herhaal de stappen als je meer data wilt inladen uit andere bronnen.
Power BI data model maken
Nu heb je alle data geïmporteerd, maar zijn ze misschien nog niet goed met elkaar verbonden. Links op je scherm heb je drie tabbladen: Report, Data en Model. Klik maar eens op Data, hier kan je zien wat je zojuist allemaal hebt geïmporteerd. Dit lijkt erg op Excel, maar je kan hier alleen de data bekijken. Je kan hier niet de data bewerken.
Klik nu op het Model tabblad, de onderste van de drie. Afhankelijk van hoeveel data je hebt geïmporteerd, zie je nu meerdere tabellen in je scherm. En als je data een beetje netjes is, kan Power BI zelf al wat relaties voor je leggen. Kloppen deze niet? Rechter-klik dan op de lijntjes en kies delete. Nu kan je zelf op een veld (kolomnaam uit je data) klikken en slepen naar een veld in een ander tabel. Zo leg je simpelweg relaties tussen je data uit verschillende bronnen. Hieronder zie je een voorbeeld van verkoop en budget data die gekoppeld is aan klantgegevens, product informatie, locatie data en een kalender. Let goed op! Als je hier een fout maakt, kan je later onverwachte problemen krijgen met het maken van visualisaties.
Klopt alles in je model en heb je het dubbel gecontroleerd? Klik dan links in je scherm op de bovenste van de drie tabbladen: Report.
Visualisaties maken voor je rapport
In het Report tabblad zal je scherm vooral leeg zijn omdat je nog geen visualisaties gemaakt. Aan de rechterkant vind je weer drie tabbladen: Filters, Visualizations (visualisaties) en Fields (velden). In het tabblad Visualizations kunnen we simpel beginnen met een tabel. Klik op het Table pictogram (zie hieronder) zodat een leeg tabel verschijnt op je scherm.
Open nu je Fields tabblad en vink aan welke data je wil visualiseren. Als het goed is wordt nu je tabel gevuld met alle gegevens. Door de velden te selecteren kan je ook bovenin je scherm de getallen formatteren. Zet de getallen bijvoorbeeld om naar valuta en kies hoeveel cijfers achter de komma je wilt zien. Simpel toch?
Maar daar stopt het niet, het leuke is nu dat je met dezelfde visualisatie ook hele andere soorten grafieken kan maken. Selecteer je tabel en kies nu in je visualisatie tabblad een ander pictogram. Je zal zien dat je razendsnel allerlei grafieken kan maken. Hieronder is een simpel voorbeeld te zien van verkoopdata per land in een tabel, daarnaast in een taartdiagram en zelfs een kaart. Experimenteer met je eigen data en vind een grafiek die zo goed mogelijk het verhaal achter de data vertelt.
Heb je nu een paar visualisaties gemaakt? Denk dan ook aan de opmaak, een titel en misschien een afbeelding of logo. Je wilt dat de lezer van je rapport meteen kan zien wat je verhaal is. Dus denk aan leesbaarheid en het KISS principe: Keep It Simple, Stupid. Hieronder is een voorbeeld te zien van een simpel rapport.
Maak een Power BI Dashboard
Een simpelere en makkelijker deelbare versie van je rapport noemt Power BI een dashboard. Ik zal hier laten zien hoe dat eruit ziet en hoe je er één maakt.
Zoals eerder genoemd kan je gratis een account aanmaken. Log in met je account binnen Power BI Desktop en klik op de knop Publish, boven in je Home tabblad. Ga nu naar app.powerbi.com en log in. Dit is de online omgeving van de Power BI Service. Zoek links in de tabbladen naar je workspace en klik op het rapport die je net hebt gepubliceerd. Deze zou er hetzelfde uit moeten zien als in de desktop app, maar het volgende is wel anders. Wanneer je nu namelijk met je muis over een visualisatie gaat, zal je een nieuw knopje zien: Pin visual. Klik hier op voor de belangrijkste visualisaties uit je rapport. Deze zullen nu verplaats worden naar de dashboard versie van je rapport. Deze kan je weer links tussen je tabbladen vinden, in je workspace.
Wat is dan een dashboard? Je zal zien dat je een simpelere versie hebt gemaakt van je rapport. Hier zijn de visualisaties makkelijker te verschuiven, van formaat te wijzigen en in te delen. Je kan hier ook zien hoe het eruit ziet op een mobiel apparaat. Verder kan je bovenaan als gebruiker ook vragen stellen over de data in natuurlijke taal. Bijvoorbeeld: ‘In welk land is het meest verkocht?’ Dit werkt niet altijd even goed en hangt af van de beschikbare data. Zie hieronder hoe mijn dashboard op een mobiel apparaat eruit ziet ten opzichte van het rapport.
Ik wil meer leren!
Ik heb in dit blog laten zien hoe je snel van start kan gaan met Power BI. Wil je een compleet overzicht waarbij je aan de slag gaat met voorbeelden en praktische opdrachten? Of vond je dit lastig zonder begeleiding? Bekijk dan onze cursus waar je spelenderwijs alles leert over Power BI. Tijdens de cursus gaan we dieper in op de data bewerking met Power BI Query, het goed opzetten van je model, de extra mogelijkheden van visualisaties en DAX. DAX is de programmeertaal van Power BI, zodat je je eigen formules kan maken.
Heb je nog specifieke vragen? Je kan altijd contact met ons opnemen. En denk je dat iemand anders, bijvoorbeeld je collega, dit artikel goed kan gebruiken? Vergeet het dan niet te delen. Hopelijk tot gauw!
Zelf dashboards leren maken?
“Onwijs fijne cursus. Veel praktische elementen, veel pauzes om even bij te komen en goede uitleg. Huiswerk opdracht plus mogelijkheid om vragen te stellen na de cursus maakt het het absoluut waard.”
★★★★★ Lara Kuipers – Customer Service Lead
Startgarantie ★ 9,9 op basis van 23 ervaringen